Administración de cambios en la productividad y las personas debido al coronavirus
La propagación del coronavirus (COVID-19) exige que muchos líderes de negocios se comuniquen con las partes interesadas con la máxima precisión posible, incluso aunque el impacto de la crisis pudiera considerarse remoto. Este es el caso específico para la fuerza laboral.
Ya han surgido varias preguntas: ¿Cómo manejar los viajes que no podré hacer? ¿Cómo administrar el trabajo en casa con los niños presentes? ¿Cómo protegemos a los empleados que son fundamentales para que las operaciones físicas continúen?
Las respuestas irán mapeando decisiones operativas diarias que se adapten a los diferentes momentos estratégicos. Los líderes establecen el tono para comunicar la información sobre un plan de contingencia durante una crisis, en particular durante un brote viral. Las comunicaciones auténticas evitan las incertidumbres comerciales e inspiran la toma de decisiones sólidas, incluso si la compañía nunca entra en estado de emergencia total.
Los empleadores deben considerar un plan integral de acción para proteger a las personas y a la productividad.
Hay tres consideraciones de alta prioridad:
- Las formas de abordar la seguridad de la fuerza laboral, ya que los empleados pueden enfrentarse a distintos riesgos para la salud según el tipo de trabajo que realizan y el lugar donde lo realizan.
- Crear una estrategia para la comunicación veraz y efectiva con los empleados, clientes, socios y otras partes interesadas. El temor a la enfermedad, y a las contingencias que muchas compañías implementan, puede tener como resultado efectos de larga duración.
- Cómo incrementar la capacidad de trabajo remoto para que el personal esté conectado de manera segura y los proyectos se mantengan documentados y avanzando. Es posible que no se pueda contratar o encontrar sustitutos lo suficientemente rápido para reemplazar empleados u operaciones secundarias. A medida que el virus se propaga, su impacto en diversos sectores parece inevitable. Muchas compañías líderes han realizado advertencias de gran importancia sobre las interrupciones en las ventas, además de los primeros indicios sobre impactos en toda la industria, por ejemplo, en la industria aeronáutica.
Qué debe analizarse en este momento
Garantizar la seguridad de los empleados
Verificar los sistemas de contacto de emergencia para confirmar que tiene la información de contacto precisa de todos los empleados, en especial de aquellos que tienen funciones centralizadas, como el área de finanzas, recursos humanos y tecnología de la información. Deben de existir medidas recomendadas para el manejo de empleados enfermos, viajes de empleados y limpieza del entorno.
Priorizar capacidades tecnológicas remotas
Las organizaciones que ya están preparadas para adaptarse rápidamente a las condiciones cambiantes han probado y facilitado tecnologías que pueden respaldar las comunicaciones de emergencia y la colaboración constante, además de un efectivo manejo de la información delicada y la adecuada documentación. Estos procesos son críticos para la continuidad durante una crisis, como un brote viral, y pueden hacer que los socios de negocios, y los competidores, estén fuera de línea al mismo tiempo.
A pesar de que muchas compañías tienen todo organizado para que los empleados puedan trabajar lejos de sus oficinas, un plan tecnológico remoto efectivo debe incluir lo siguiente:
- Infraestructura de la tecnología de la información y planes de seguridad que aborden procesos, documentación y copias de seguridad integradas. Como muchas compañías ya se encuentran en diversas etapas de migraciones del flujo de trabajo a entornos en la nube, deberían estar familiarizadas con estas medidas. Sin embargo, el cambio a un entorno completamente remoto puede generar desafíos adicionales.
- Disponibilidad de la red para los empleados, incluidos aquellos que no cuentan con dispositivos gestionados por la compañía, que les permita mantenerse conectados con la empresa y los diversos grupos de trabajo. ¿La compañía puede ofrecer acceso a sistemas centrales y controlar las condiciones de entrada? Las compañías también deben comprender si los sistemas de apoyo, como las VPN, están optimizados para puntos de control mixtos (administrados por la compañía y de propiedad personal) computadora portátil/Wi-Fi y dispositivo móvil/red móvil.
- Definir las expectativas para los equipos y los supervisores respecto a la documentación, la comunicación y la validación.
- Consultas con el área legal para comprender todo aumento de responsabilidad para los empleados que trabajan fuera del sitio o desde sus casas, además de cualquier problema potencial con la seguridad de los datos que pueda surgir.
Evaluar el impacto en la movilidad global y la continuidad del negocio
Los problemas de movilidad global deben tener prioridad, incluido cómo abordar la salud de los empleados y la continuidad del negocio con los clientes. Obtenga más información sobre las consecuencias fiscales y comerciales del COVID-19 y sobre cómo mitigar la interrupción en la cadena de suministro.
- Las compañías están elaborando sus planes de contingencia con rapidez. Si bien aún es demasiado temprano para comprender la gravedad de esta crisis y sus consecuencias a largo plazo; en este momento, los negocios pueden tomar diversas medidas para mejorar la situación.
Dónde enfocarse a continuación
Desarrollar un modelo de trabajo remoto
Para tener una perspectiva a largo plazo, tendrá que superar las inquietudes y limitaciones relacionadas con los impactos en la productividad. La rápida evolución de las herramientas tecnológicas que permiten el trabajo a distancia están cambiando la forma en la que se verá y sentirá la productividad en un futuro no muy lejano, en particular en las industrias de servicios. Una crisis como un brote viral puede revelar inmediatamente deficiencias de infraestructura y al tiempo genera nuevas e inesperadas cargas de trabajo fuera del espacio de la oficina.
La realidad es que muchas organizaciones no han generado las condiciones necesarias para trabajar de manera remota, o cómo hacerlo de manera correcta. El cambio puede ser mayor de lo que muchas compañías creen, y los impactos en la productividad son posibles en el corto plazo a medida que los equipos aprendan cómo colaborar con colegas y a conectarse con la compañía de maneras nuevas.
También hay otro tipo de asuntos que abordar, como cuán a menudo deben registrarse los empleados y qué herramientas remotas son mejores para diversas tareas. Por ejemplo, existen diferencias, culturales y técnicas, entre el correo electrónico, los chats y las reuniones virtuales que podrían ser subestimadas. ¿Cuál es el método preferido para colaborar en actividades que deben documentarse y/u ocurrir en un entorno seguro? ¿Qué herramientas fomentan el aprendizaje colaborativo y la gestión práctica de la toma de decisiones antes que un equipo esté listo para ejecutar un proyecto?
A largo plazo, muchas compañías posiblemente requerirán de más práctica en el intercambio transparente de información relevante, distribución de la autoridad, y en fomentar la experimentación activa y las nuevas perspectivas. Es un reto poder replicar los fuertes lazos que tienen las personas cuando se trabaja en un medio virtual.
